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信息技术在高校学籍档案管理中的应用研究

来源:www.timetimetime.net 时间:2019-10-18 编辑:心灵

大学生注册档案是指大学生在入学,教学,毕业等过程中的个人情况和学校评估的原始记录,一般包括高中生成绩,体格检查表,党群关系,评估和评价材料,大学评估结果和奖励。等等。学生状态管理不仅是学生成长轨迹的真实记录,而且是学校教学管理工作的重要组成部分,也是维护学校正常教学秩序的重要途径。随着现代科学技术的发展,信息技术管理方法已被应用到大学生档案管理中,克服了传统档案管理的许多弊端。其应用主要体现在内容管理,运营商管理和使用管理三个方面。以下是详细的讨论。

1内容管理

随着高校规模的扩大和校企合作的扩大,传统的手工档案管理突出了太多的弊端。利用计算机,网络,服务器等现代信息技术来管理学生的内容,不仅可以将学生的文件信息转换为数据,还可以建立资源档案,这也可以促进学校的统计和通话。

学生状态文件内容的管理是一个丰富的概念。它的内容包括许多形式。对于学生状态文件,它主要包括元数据和数据之间的关系。内容管理的特定实现是在管理目标的要求下执行内容建模,元数据提取,设置元数据信息和设置管理信息。以学生体检表为例,元数据主要包括学生的姓名,学号,入学时间,专业和班级。数据主要包括身体检查项目和身体检查结果。表1显示了建模的体格检查元数据与数据之间的关系。另外,复杂的元数据可能具有可以通过多个相互关联的表实现的层次结构。可以看出,表1存储了存档元数据。图1管理关系数据库系统,通过资源服务器存储内容,并通过应用程序服务器提供服务。

在线学生状态管理系统的有机整合也可以通过学生状态文件管理系统来实现。具体方法是在现有的在线学生状态管理系统中添加动态学生状态文件生成模块(您可以使用图片,文档等,其中PDF格式是常用选择),然后使用从中提取的元素关系数据库。数据直接生成电子档案和元数据信息,并通过内容管理系统的应用程序编程接口存储在元数据服务器和资源服务器中。该系统的集成大大节省了人力和物力,并提高了自动化处理的效率。

2运营商管理

中国高校档案记录一般包括纸质材料,电子文件和其他特殊载体材料。根据规定,各种材料应保持高质量,无损坏,清晰,干净的声像。实际上,由于入学教育的缺乏,学校管理方法的落后以及学校管理决策功能的缺乏,大学生档案的管理存在很多问题,例如忽视对学生身份的管理。并随意更改学生的信息。它影响到学生的管理和学校的教学秩序。传统的纸质文件仍在大量使用,例如录取表,学生身份卡,成绩单,研究生批准注册表等。这些文件在反复检查和复制后会磨损或损坏。电子文件是计算机技术发展产生的新质量文件。信息的数字形式通过编码和解码来表示。用于生成,存储和读取的向量是计算机和各种硬盘,光盘,磁盘,并且可以通过。该网络是在异地传输的,并且高度共享,无论时间和地点如何。只要采用了保存技术,就不容易造成损坏,并且可以无限期复制。可以看出,尽管纸质文件的存在仍然存在,但是电子文件是未来文件管理的主要发展方向。

在电子档案管理的生产中,应注意以下几个问题:(1)纸质档案转为电子档案时,必须与纸质等文件建立准确可靠的标识关系;(2)采用严格的加密认证。(三)备份、存储在可以脱机存储的载体上,制作具有档案价值的电子文件纸质或者缩微胶卷副本;(4)采集文字处理技术形成的电子文件时,应注明文件的存储格式和属性;(5)采集图形、视频电子文件时,应注意压缩算法及相关软件。

此外,还要注意电子档案保存的有效性:(1)对电子档案涉及的设备更新单位和档案保管部门进行年检和登记;(2)按时抽检和机检;(3)更新设备环境,确认库存载体与新设备的兼容性;(4)磁载体上的电子文件每四年传输一次。

3使用管理

在信息社会中,信息服务越来越普遍,传统的档案服务方式应不断改革和发展。高校档案管理人员应将过去的档案检索服务模式转变为档案信息的开发利用模式。学籍档案的申请按系统用户分为学籍申请人和学籍用户。申请人主要是指学生本人,用户是指受理申请的单位。通过现代信息使用管理技术,可以单独使用,方便申请人查阅和申请检索某些档案信息,也方便学校进行检查、统计和管理。

文件管理器工作的重点应转移到引导用户进行检索。首先,设置文件信息的索引号并重新存档。其次,对用户进行了检索和指导方面的培训。值得一提的是,QR码的应用非常广泛,可以在学生状态管理系统中进行开发和利用。尽管QR码仍然是大学系统中的一个新领域,但人们相信未来将会有。被广泛使用的。例如,毕业生识别模块专门为需要获得学生注册文件的毕业生而设计。由于学生号是一一对应的,并且是学生的唯一标识符,因此管理系统可以将学生号用作检索学生记录数据库的索引。如果学生输入的信息与数据库中的信息完全一致,则可以属于学校。学生的唯一QR码,其中包含毕业生的所有个人信息,并且可以与学生的录取清单,成绩单,文凭,学位证书等关联。要进一步促进QR码的使用,首先需要改进文件管理者和用户识别二维码,加强档案门户的建设。

以当前的学生档案管理系统为基础,以学生申请在线下载成绩单为例。学生检索成绩单的步骤如下:(1)学生本人访问学校网站并通过验证个人信息(用户名和密码)进入学生档案管理。系统,填写成绩单下载申请表; (2)验证通过后,Web服务器向元数据库服务器申请访问令牌(包括文件地址和时间有效期); (3)元数据服务器将访问令牌传递给Web服务器; (4)Web服务器根据申请人填写的信息,将内容访问令牌分配给文件用户; (5)文件用户向资源服务器请求成绩单; (6)资源服务器将脚本返回到文件中。通过。

同样,如果学校管理员需要检索文件信息,则需要遵循类似的步骤,这既方便又科学。特别是,随着现代信息技术的发展,新的教学模式和课外实践课程的增加给学生身份的管理带来了很大的困难。管理可能很难简化。

4结论

如何更科学,有效,安全,稳定地开发和利用档案信息资源是档案管理人员面临的重要课题。做好大学生档案的实施并不容易。除了统一的理解和严格的规章制度外,还应采用科学的管理方法为每个机构制定切实可行的管理体系,以形成完整的控制链。有关人员必须解放思想,锐意进取,增强对信息服务的认识,增强信息服务能力,为大学生档案的管理和发展开辟新的前景。

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